Organiser un évènement d’entreprise est très bénéfique pour le marketing digital interne et externe d’une entreprise. Toutefois, afin que cet évènement puisse être profitable, il est important d’étendre sa visibilité vers une plus vaste audience que celle des personnes invitées. Pour ce faire, il existe aujourd’hui diverses stratégies de communication simples et efficaces.
Les étapes pour bien préparer l’évènement
L’annonce de l’évènement
Une bonne stratégie de communication évènementielle se base sur le choix de l’audience cible, du message et de la méthode de promotion employée. Afin d’annoncer l’évènement et ainsi garantir son succès, il est plus judicieux d’opter pour une stratégie de communication sur plusieurs canaux.
La construction d’une image de marque solide pour l’entreprise
Afin que l’entreprise puisse se faire une image de marque solide et que l’évènement soit partager à une plus vaste audience, le chef de projet doit optimiser la promotion de celle-ci à partir des étapes suivantes :
La mise en ligne d’une page de destination pour évènement
Cette page de l’agence influence en événementiel va détailler l’évènement et devra comporter les éléments suivants :
- la date et l’heure de l’évènement ;
- l’identité des conférenciers : nom, prénom et liens vers leurs réseaux sociaux ;
- la description de l’évènement : le thème, ses objectifs et les avantages pour les participants ;
- la description des différentes conférences ;
- un « Teaser » de l’évènement via des vidéos ou des photos des précédentes éditions ;
- un compte à rebours jusqu’à la date de l’évènement ;
- des liens vers les réseaux sociaux de l’entreprise ou de l’évènement ;
- un plan détaillé vers le lieu de l’évènement ;
- des suggestions de lieux où loger dans les alentours ;
- un « hashtag » sur l’évènement ;
- le prix de participation à l’évènement ;
- un formulaire d’inscription.
La promotion de l’évènement à partir de divers canaux
La promotion de l’évènement doit se faire des jours, voire des semaines avant le Jour-J pour attirer le maximum de participants. Pour ce faire, l’entreprise peut utiliser les outils de communication digitale comme :
- l’e-mail marketing ;
- le « Social Media » marketing ;
- les blogs, etc.
Les meilleures techniques de promotion d’évènement
Définir un public cible
Pour garantir le succès de l’évènement, il est conseillé de le garder en petit comité. Ainsi, le conférencier peut s’assurer de pouvoir s’adresser à tous les participants. Ensuite, il est préférable de sélectionner les clients, les professionnels, les invités, les intervenants et les salariés pouvant être intéressés par le thème de l’évènement. Pour atteindre les objectifs de chaque conférence, ces participants doivent être choisis au préalable.
De plus, l’évènement peut servir d’opportunité pour établir un réseau de qualité, et donc le choix de participants de prestige est une évidence.
Faire appel à une agence influence événementiel pour la communication digitale de l’évènement
La communication marketing est importante pour élargir la portée de l’évènement. Faire appel à une agence influence evenementiel permet alors à l’évènement d’avoir une identité visuelle concrète et notable sur les médias sociaux.
Faire appel à une agence digitale spécialisée dans les relations-presse
Ces prestataires sont composés de professionnels spécialisés dans la communication d’entreprise et proposent d’accompagner une entreprise pour :
- la création de contenus ;
- la collaboration avec des médias ou des influenceurs ;
- l’élaboration de stratégie digitale et de webmarketing global.
Améliorer votre image grâce aux relations publiques
Les relations publiques vont permettre à l’entreprise de crédibiliser son image de marque, mais aussi de gagner en notoriété et en e-réputation pour accroître la portée de l’évènement.
Envoyer des e-mails personnalisés aux participants choisis préalablement
L’email personnalisé est une méthode de marketing et communication servant à améliorer la relation avec son audience pour que celle-ci soit plus concernée par l’évènement. Pour aider dans cette tâche, une agence de communication peut être sollicitée pour rédiger des emails créatifs.
