Mettre à jour vos systèmes de communication est vital pour une entreprise moderne. C’est d’autant plus vrai que ces systèmes ont beaucoup évolué avec le développement de la technologie – il existe de plus en plus de services destinés à rendre la communication pour les entreprises. Voici quelques conseils pour vous aider à naviguer, et à faire le meilleur usage possible, des options disponibles.
Systèmes internes et externes
Au travail, la communication informelle se fait entre collègues, employés et responsables, ainsi qu’entre l’entreprise elle-même et ceux qui lui sont extérieurs, comme les clients ou les fournisseurs. La communication peut être verbale ou non verbale et une grande partie d’entre elle est désormais axée sur les médias électroniques. Toute forme de communication est conçue pour transmettre une pensée, une idée ou un message d’une partie à une autre, généralement dans l’attente d’un retour approprié. La communication aide à la compréhension, c’est pourquoi les pannes peuvent causer des problèmes substantiels.
Types de systèmes de communication
Bien que les téléphones, fixes et mobiles, soient associés depuis longtemps aux systèmes de communication verbale, de nouveaux systèmes offrent des alternatives plus rapides et moins coûteuses. La voix sur protocole Internet (VoIP), par exemple, offre la téléphonie via Internet aux clients qui disposent d’un trunking basé sur le protocole d’initiation de session (SIP). Si vous vous demandez actuellement « qu’est-ce que le trunking SIP ? », vous devez savoir que lorsque vous utilisez une technologie basée sur le cloud, il est possible d’utiliser Internet de manière optimale afin que votre entreprise bénéficie de la possibilité de s’engager dans une communication vocale et vidéo, ainsi que de partager des médias via le streaming.
En outre, le SIP trunking vous permet de partager des ordinateurs de bureau et des tableaux blancs, ainsi que d’organiser des conférences Web. L’un des principaux avantages de la VoIP est le faible coût et la haute qualité du service qu’elle offre. En fait, vous pouvez gérer un système téléphonique complet pour votre bureau à l’aide d’une technologie hébergée dans le nuage au lieu de payer les coûts d’un système fixe traditionnel. Les communications d’entreprise sont ainsi grandement améliorées et la haute qualité des interactions rend les vidéoconférences, en particulier, beaucoup plus efficaces.
Le courrier électronique présente encore de nombreux avantages, notamment la création d’un enregistrement des échanges avec une autre personne ou une entreprise, et il est particulièrement utile lorsque vous devez envoyer des pièces jointes (bien que cela puisse également être pris en charge par des applications basées sur le cloud telles que Dropbox). Cependant, comme vous ne pouvez pas évaluer le ton de la voix de quelqu’un à partir d’une communication écrite, cela a tendance à être moins efficace que la VoIP et certainement moins utile lorsqu’il s’agit du service clientèle.
Bien sûr, les hommes d’affaires utilisent toujours le téléphone lorsqu’ils veulent établir une connexion très personnelle, et il est sage de ne pas écarter cette méthode de communication efficace. Les médias sociaux ont également un rôle à jouer en termes d’interaction avec les clients, les collègues et les autres entreprises. Ils sont également reconnus comme un outil de marketing positif, lorsqu’ils sont utilisés efficacement.
Se mettre à jour
Au fur et à mesure que la technologie se développe et que de nouvelles options deviennent disponibles, il vaut la peine de rester à la pointe de ce que des technologies telles que la VoIP ont à offrir. Le fait que vous puissiez rationaliser les systèmes de bureau en même temps que réduire les coûts est, en soi, une alternative extrêmement attrayante aux options de communication dépassées.
