La gestion des notes de frais au sein d’une entreprise n’est pas une mince affaire. C’est pourtant une tâche incontournable au bon fonctionnement de l’organisation. Il est à rappeler que les notes de frais regroupent l’ensemble des dépenses d’un salarié dans le cadre professionnel. En version papier ou numérique, la gestion de ces notes doit se faire suivant des règles spécifiques. Comment bien gérer une note de frais ? Voici tout ce que vous devez savoir à ce propos.
1-Gestion note de frais : mettre en place une politique de remboursement
Dans le cadre de la gestion des notes de frais, il est indispensable d’effectuer une analyse approfondie de vos dépenses. Les dépenses doivent ensuite faire l’objet d’un comparatif par rapport aux moyennes du secteur d’activité. C’est la solution idéale pour mettre en œuvre une politique de remboursement en adéquation avec les besoins de l’entreprise. En guise d’exemple, il est possible de définir un plafond précis pour les dépenses de repas et les indemnités kilométriques. L’établissement de ces plafonds permet aux salariés de l’entreprise d’être minutieux sur leurs dépenses. Pour simplifier la gestion de votre note de frais, voir ici.
2-Se limiter à deux niveaux de validation
Plus le nombre d’approbations est important, plus le processus de gestion des dépenses en entreprise requiert du temps. Pour en savoir plus sur la note de frais, consultez notre lien. Afin de gagner du temps, il est conseillé de ne pas dépasser deux niveaux d’approbation. Un responsable hiérarchique unique doit être en charge du contrôle de la conformité de la dépense réalisée suivant la mission qui est confiée au salarié concerné. Un autre responsable financier doit contrôler les dépenses au niveau du service comptable. C’est le contrôleur qui sera en charge de veiller à l’inscription de la dépense dans la politique de remboursement mise en place, avec les justificatifs nécessaires.
3-Effectuer des contrôles ponctuels
La gestion et le contrôle des notes de frais sont toujours des tâches assez négligées au sein d’une entreprise. Ce sont pourtant des processus qui nécessitent un énorme investissement en temps. Il est alors essentiel que chaque note de frais émise fasse l’objet d’un contrôle rigoureux. Pour faire des contrôles ponctuels, voici les solutions à mettre en place :
L’utilisation d’un outil spécifique
Une politique de frais bien définie permet de connaitre en détails l’ensemble des dépenses non conformes aux règles de l’entreprise. Grâce à l’utilisation d’un logiciel en gestion de note de frais, l’élaboration de cette politique sera plus simple.
L’analyse et la comparaison des données
L’analyse et la comparaison des données permettent d’identifier les collaborateurs qui peuvent éventuellement abuser sur les dépenses professionnelles. Tout doit être minutieusement contrôlé :
- l’existence de doublons ;
- les justificatifs manquants ;
- les dépenses déclarées en jours de congés ou autres.
Inutile de préciser que la gestion manuelle de ces notes engendre énormément d’erreurs. Un système automatisé est la solution idéale pour une gestion sans faille.
4-Automatiser le processus de gestion des notes de frais
Oubliez les notes de frais en format papier ! De nombreux développeurs proposent actuellement des logiciels performants qui permettent de gérer vos dépenses en toute facilité. Il existe différents types d’outils de gestion pour TPE, PME ou grandes entreprises, en fonction des besoins et du budget. En plus de procurer un gain de temps, les risques d’erreurs sont réduits au maximum avec une possibilité de traçabilité et de conservation. L’archivage numérique est entièrement autorisé par la loi.
5-Quid de la récupération de TVA ?
Les entreprises conformes aux règles fiscales peuvent bénéficier d’une réduction sur la gestion des notes de frais. Une dépense sur deux permet de récupérer une TVA à taux moyen de 7 %. La récupération de la TVA peut très bien être automatisée avec l’utilisation d’un logiciel spécifique.
