Souvent négligé ou oubliée, la méthode du cahier des charges est pourtant un outil indispensable pour n’importe quel type de projet dans lequel vous voudriez vous lancer. En effet, le cahier des charges peut s’adapter à n’importe quel domaine dans lequel il sera employé. Les entrepreneurs, les start-up, les freelances, les organisations diverses peuvent tous avoir recours à cet outil pour la gestion de l’affaire. Avoir un cahier des charges est-il nécessaire ? Pourquoi et comment remplir un cahier des charges ? Comment définir le cahier ? Quelle est la fonction du cahier des charges ? Telles sont les questions auxquelles nous allons répondre dans les lignes suivantes.
Qu’est-ce que contient un cahier des charges ?
Avant de voir en détails ce que contient un cahier des charges ou un cdc, définissons ensemble ce terme. Par ailleurs, si vous recherchez un modèle de cahier ou des maquettes de cdc, une petite recherche sur le Net vous en procurera plusieurs surtout si vous élaborez votre premier cahier des charges.
Définition d’un cahier de charge
En premier lieu, le cahier des charges ou cdc permet principalement de lister clairement les attentes ainsi que les exigences du donneur d’ordre que nous préciserons plus bas. Le cahier des charges prend la forme d’un document pouvant contenir de nombreux éléments permettant d’avoir une vue globale des exigences liées au projet :
- Plans des documents techniques ;
- Arborescence ;
- Diagramme ;
- Chartes graphiques
- …
Le cdc et son contenu
Pour vous aider à rédiger les cahiers des charges, voici les rubriques qu’il faut absolument retrouver :
- Présentation du porteur du projet : entreprise, association, etc. ;
- Présentation de l’ensemble du projet ;
- Contexte ;
- Définition du problème ;
- Objectifs ;
- Périmètre du projet: Quels clients ? Quels collaborateurs ?
- Expression des besoins fondamentaux ;
- Votre budget ;
- Délais.
Quel est le rôle d’un cahier des charges ?
Etant donné que le cahier des charges explique clairement et délimite le projet en général, son rôle est tout à fait essentiel. En effet, le cdc constitue un lien concret assurant une bonne compréhension entre toutes les parties prenantes du projet. En outre, les cahiers des charges assurent également les conditions de la réalisation du projet à l’instar des contraintes techniques ou encore du respect des normes par exemple.
Liste des principaux rôles d’un cahier des charges
Les fonctions d’un cahier des charges du projet sont multiples, à savoir :
- Précise et définit les objectifs d’un projet ;
- Détaille le contexte du projet : les diverses contraintes techniques, les parties prenantes, les exigences du projet, les chartes graphiques, le livrable exigé, … ;
- Liste l’ensemble des besoins du projet ;
- Identifie les obstacles ainsi que toutes les interactions au projet qu’elles soient internes ou externes ;
- Rassembler tous les éléments dans le cahier des charges complet pour permettre aux intervenants de disposer du même niveau d’informations.
- Répartit les missions propres à chaque intervenant ;
- Facilite les consultations pour une mise en concurrence des autres prestataires ;
- Instaure une cohésion de l’équipe intervenante dans le projet.
Les domaines ou projets nécessitant un cahier des charges
Etablir un cahier des charges est toujours une bonne initiative. Voici une liste exhaustive des domaines et des projets qui nécessitent souvent une élaboration du cahier :
- Création d’un nouveau produit ou refonte pour s’adapter au marché ;
- Projets web ou projet digital ;
- Projet en bâtiment ;
- Création de site internet ;
- Création d’E-commerce ;
- Création d’application mobile ;
- Projet de création diverses ;
- …
Qui doit établir le cahier des charges ?
Comme pour tous projets, il est important d’avoir une personne qui sera en charge d’amorcer le cahier des charges et qui pourra poser les bonnes questions. Alors, qui doit s’occuper de la conception du cahier des charges ? C’est le maître d’ouvrage du projet ou encore le chef de projet qui doit cadrer les besoins ainsi que les fonctions à réaliser dans le cadre du projet. Il sera chargé de rédiger et réaliser un cahier des charges adapté au projet et facile à lire pour les intervenants. L’établissement d’un cahier pareil sera composé de différentes parties.
Quelles sont les parties d’un cahier des charges ?
Afin de bien cerner et résumer le principe dans l’élaboration d’un contenu du cahier des charges, il est primordial de connaître les grandes parties qui la composent. Voici alors toutes les étapes pour un bon cahier des charges :
- Le contexte et la présentation du projet en général;
- La description graphique et ergonomique;
- La description fonctionnelle et technique;
- La définition des résultats attendus ;
- La budgétisation et fixation des délais.
Quand rédiger le cahier des charges ?
Un cahier des charges est établi avec beaucoup de précisions, de détails et de spécifications. Par conséquent, il est recommandé de l’établir au plus vite c’est-à-dire dès que l’esquisse du projet en question a débutée. Prendre en charge la réalisation du cahier de charge devrait donc se faire au tout début, alors il est conseillé de ne pas procrastiner quant à l’élaboration de cet outil de travail. La réussite du projet dépendra de la réactivité du porteur de projet à rédiger le cdc et à l’application du cahier des charges efficace.
