Depuis 2020, le contexte économique mondial oblige les entreprises, quelle que soit leur taille, à toujours chercher plus d’efficacité. Pour cela, elles doivent impérativement émettre des factures sous forme électronique. Cette mesure de dématérialisation s’applique à tous les secteurs d’activité, privés ou publics. Ainsi, les factures utilisées comme éléments de preuves pour faire valoir le droit des clients et fournisseurs doivent être intègres, lisibles et authentiques. Découvrez dans cet article tout ce qu’il faut savoir sur la facture électronique.
Qu’est-ce qu’une facture électronique ?
Définition d’une facture
Une facture est un document commercial, juridique et comptable qui atteste l’achat, la vente d’un bien ou de prestation de service. Elle est établie par un professionnel qui l’édite en deux exemplaires pour prouver que l’action a eu lieu. Pour améliorer la gestion des factures, une facture n’est recevable que si elle comprend les mentions obligatoires suivantes :
- des informations génériques fiscales ou réglementaires : numéro chronologique, date d’émission, dénominations, identifiants, adresse du fournisseur et du client, adresse de livraison, montant total et détail de la TVA, … ;
- des informations spécifiques à la transaction : quantités remises et charges, numéro de contrat, numéros de bons de commande et de livraison, ….
Définition d’une facture électronique
Une facture électronique est une facture remplissant les conditions susmentionnées, mais qui est créée, envoyée, reçue et archivée sous forme électronique ou dématérialisée. C’est une notion entièrement encadrée par les droits français et européen, relative au Code Général des Impôts. La facture électronique est adressée au client via une plateforme de dématérialisation (public ou autre) pour constituer un levier de modernisation de la chaîne facturation.
Les différents types de facture électronique
Une entreprise peut choisir ou utiliser à la fois les trois types de facture électronique ci-après :
- les factures au format structuré : donnés structurées conformément à l’exigence de l’EDI (échanges de données informatisés) ;
- les factures au format non structuré : présentée comme une facture papier, mais au format PDF, JPEG ou HTML pour être transmise par mail ;
- les factures au format hybride : au format PDF et contenant des données sous forme d’un fichier structuré.
Avantages d’utiliser la facture électronique
L’utilisation de la facture électronique favorise l’amélioration de l’efficacité des directions financières d’une entreprise. En outre, c’est une pratique écoresponsable qui permet aux entreprises (TPE, PME, grandes entreprises, individuelle, …) de bénéficier d’autres avantages dont :
- une réduction considérable des coûts et du temps de traitement ;
- un énorme gain de temps pour se concentrer à d’autres activités à forte valeur ajoutée ;
- une augmentation de la productivité, surtout des directions financières ;
- une fluidification des relations clients/fournisseurs : les fournisseurs peuvent suivre instantanément le statut de traitement de leurs factures ;
- une réduction des sources de litiges ;
- des collaborateurs plus motivés par la mise en place du développement des compétences internes ;
- la diminution des étapes manuelles et chronophages, voire suppression des sources d’erreurs ou de perte de documents : impressions, photocopies, archivage et recherche documentaire, etc. ;
- une accélération du processus de facturation pour respecter les délais de paiement ;
- une traçabilité accrue facilitant l’obtention d’un PAF (piste d’audit fiable) ;
- une amélioration de la gestion de la trésorerie : escompte dynamique, paiements anticipés, prévisions, refinancement, … ;
- une mise en conformité avec la réglementation fiscale actuelle et celle à venir ;
- la déclaration en temps réel des données associées qu’il faut envoyer à l’administration fiscale.
