Les réunions de projet impliquent toujours la présence de l’ensemble des membres de l’équipe. Bien qu’elles soient plus qu’utiles pour s’assurer de la bonne progression du projet en cours, il est tout aussi important de procéder à des réunions individuelles.
Pourquoi ? Dans le but d’accroître les performances des engagements de chaque membre de l’équipe et de comprendre les problèmes rencontrés par chacun, qui, n’auraient pas été soulevés lors des réunions d’équipe.
Cinq raisons pour lesquelles un chef de projet devrait convenir à des réunions de projet individuelles
Avoir une conversation ouverte
Ces réunions de projet individuelles sont un outil important pour que le chef de projet puisse avoir une conversation honnête avec un membre de l’équipe. Lorsque l’on entend « réunion individuelle » nous nous attendons le plus souvent à ce que le membre de l’équipe en question ait fait quelque chose de mal, détrompez-vous ! Même si tout se déroule correctement dans un projet, ces réunions de projet individuel sont une excellente occasion de voir l’enthousiasme de chacun et de créer un dynamisme supplémentaire entre les membres de l’équipe. C’est aussi une bonne occasion pour un nouveau chef de projet de mieux connaître les membres de son équipe ainsi que leurs fonctionnements.
Construire des relations de proximité et installer un climat de confiance
Les réunions de projet individuelles aident le chef de projet à se rapprocher des membres de son équipe au niveau personnel pour comprendre leurs forces et leurs faiblesses. De ce fait, construire des rapports à longs termes crée petit à petit un climat de confiance. Les réunions de projet individuelles sont généralement des échanges décontractés contribuant à des équipes fiables et collaboratives.
Comprendre les problèmes, les contraintes et les solutions
Lors des réunions de projet individuelles, le chef de projet peut évaluer l’engagement et la motivation de chaque membre de l’équipe. Il peut comprendre les contraintes ou les problèmes rencontrés par l’équipe et rechercher par la suite des solutions individuelles. Comme il s’agit d’une réunion de projet individuelle, elle est confidentielle et le membre de l’équipe peut se confier librement. Les discussions franches et honnêtes aident les membres de l’équipe à s’aligner sur la vision et sur les objectifs du projet, d’où l’augmentation des performances de l’engagement.
Donner des retours efficaces
Si un membre de l’équipe ne fonctionne pas correctement, le chef de projet peut lui expliquer ce qui ne va pas et comment y remédier, mais aussi l’encourager personnellement pour qu’il avance. En ayant ce lien de confiance plus profond grâce à ces réunions de projet individuelles, le membre de l’équipe sera aidé à réussir et à s’engager davantage dans son projet. C’est d’ailleurs au cours de ces réunions individuelles que le chef de projet peut accorder des attentions particulières aux objectifs de travail et au développement de carrière.
Résoudre les conflits
Les réunions de projet individuelles sont un excellent moyen de résolution de conflits entre les différents membres de l’équipe sans afficher le conflit devant tout le monde. Comme dans tout projet, des conflits surgissent, ces réunions sont donc importantes pour que le chef de projet comprenne les parties impliquées séparément et pour qu’il puisse les réunir afin de calmer les tensions. C’est primordial pour préserver les membres de l’équipe et la bonne continuation du projet.
Cependant, il est vivement recommandé d’éviter de parler de l’état du projet (bien que ce ne soit pas interdit) car cela peut être le sujet de toute autre réunion de groupe. Les réunions de projet individuelles doivent surtout être l’occasion d’échanger sur des questions professionnelles, personnelles et de permettre à une bonne collaboration et à une bonne gestion du projet.
La gestion de projet face aux équipes multisites
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