Il est possible que vous ayez affaire à votre première embauche au moins une fois dans votre vie. Comme toutes formalités administratives, l’une des plus importantes déclarations à effectuer au préalable à l’embauche, concerne ces procédures. Il s’agit de la DPAE, ou anciennement la DUE. Même si vous en avez déjà entendu parler, il est possible que vous ne sachiez pas comment procéder à son effet ou tout simplement comment en savoir davantage sur son régime juridique et ses applications.
Qu’est-ce que la DUE ?
Définition et présentation
La Déclaration Unique d’Embauche était un document que l’employeur se devait de transmettre lors de toute embauche d’un salarié . Obligatoire, elle concernait tous les employeurs et dans tous les domaines d’activités confondus et ce, pour n’importe quel type de poste exercé par le salarié (que son contrat soit saisonnier, à temps plein, à durée déterminée, etc.).
Son principal avantage résidait dans le fait qu’elle pouvait se faire en une seule fois et qu’elle regroupait toutes les démarches obligatoires lors de l’embauche d’un salarié. D’autre part, il existait quelques exceptions où la DUE n’était pas obligatoire :
- Un salarié travaillant à domicile pour en employeur particulier,
- Un salarié recruté via une entreprise de travail temporaire, où dans ce cas, cette dernière devait s’occuper de réaliser la DUE.
Ainsi, cette déclaration extraordinaire a été remplacée par la Déclaration Préalable à l’Embauche, autrement la DPAE.
La DPAE depuis 2011
Pour pouvoir lutter contre le travail clandestin, la loi du 31 décembre a imposé aux employeurs de déclarer chaque recrutement de salarié effectué. Toutefois, depuis le 1er août 2011, la DUE est devenue la DPAE.
Qui est concerné par la DPAE ?
En tant qu’employeur, vous devez impérativement déclarer l’embauche de chaque salarié, relevant du régime général de la Sécurité Sociale et ce, quel que soit le secteur de votre entreprise ou encore sa forme juridique et sa taille.
Les salariés à CDI
Lorsque le CDI d’un salarié fait suite à un CDD, il n’est plus nécessaire de réaliser une nouvelle DPAE. Dans ce cas, la première demeure et reste valable pour les contrats suivants, à condition qu’ils se suivent sans interruption.
Les salariés à CDD
Suivant le même principe, les contrats successifs auprès du même employeur n’ont pas à faire l’objet d’une nouvelle déclaration, la première étant toujours valable. Il en est de même pour les salariés intérimaires, les travailleurs à domicile, les artistes, les journalistes, etc.
Les associations
Par ailleurs, les associations sont également soumises à l’obligation d’effectuer une DPAE. Toutefois, selon le type d’association, l’étendue de l’obligation varie :
- À but non lucratif. Les concernés sont dans l’obligation de procéder à une DPAE dès l’embauche du personnel.
- Les associations intermédiaires sont dans l’obligation de procéder à une DPAE concernant les personnes sans emploi.
- Les associations de service aux personnes sont dans l’obligation de procéder à une DPAE auprès de personnes physiques, à disposition des travailleurs.
Les exonérés de DPAE
L’employeur est exonérée de cette obligation déclarative lorsqu’il s’agit de :
- Stagiaires étudiants en milieu professionnel,
- Bénévoles,
- Volontaires du service civique.
Rédiger une DPAE : ce qu’il faut savoir
La déclaration via le formulaire Cerfa 14738*01
En principe, la DPAE se réalise par voie électronique. Il s’agit d’une obligation pour les employeurs dont le salarié relève du régime général de la sécurité sociale. Toutefois, les autres employeurs peuvent aussi avoir recours à la déclaration par le biais d’un formulaire, lequel peut être obtenu auprès des Urssaf, mais aussi en ligne sur le site du Ministère du travail.
Les informations obligatoires à mentionner
Les textes et documents concernant la DPAE prévoient un certain nombre de mentions obligatoires. Ainsi, ils comportent :
- Une dénomination sociale, soit le nom et prénoms de l’employeur, ainsi que son code APE, son adresse et le numéro système d’identification du répertoire des entreprises.
- Les coordonnées du salarié, soit le nom, prénom, sexe, date et lieu de naissance, mais aussi son numéro d’identification national.
- La date et l’heure d’embauche,
- La nature, la durée du contrat, mais aussi la durée de la période d’essai et de validation du poste.
- Dans le cas où la déclaration concerne l’embauche d’un salarié agricole, le document doit mentionner les données nécessaires au calcul par les caisses de mutualité sociale et agricole des cotisations.
Les sanctions en cas d’absence de DPAE
Amendes civiles et pénales
Le non-respect de l’obligation de déclaration préalable à l’embauche, entraîne une pénalité d’un montant égal à trois cent fois le taux horaire du minimum garanti.
En outre, si vous vous êtes rendu coupable de travail dissimulé, vous pouvez être condamné à des sanctions pénales par le tribunal correctionnel à raison de 3 ans d’emprisonnement, si vous êtes une personne physique ou bien de 225 000 euros si vous êtes une personne morale.
Dans des circonstances plus graves, les peines peuvent être plus sévères, notamment si la personne dissimulée est un mineur ou une personne vulnérable, auquel cas vous encourez jusqu’à 5 ans d’emprisonnement et 75 000 euros d’amende.
