Déjà populaire ces dernières années, le mode de communication par visioconférence est devenu l’outil quotidien qui a permis aux gens de garder contact entre eux durant les périodes de confinement, mais aussi d’assurer les cours à la maison ainsi que de faire un entretien d’embauche sans quitter son poste de travail. Si auparavant, c’était un mode de communication coûteux, actuellement, c’est un outil universel mettant en liaison des milliers de prestataires économiques répartis partout dans le monde.
Comment mettre en place une visioconférence
Grâce à la vulgarisation de la fibre optique et la 5G, les connexions internet sont de plus en plus fluides et le débit est de plus en plus élevé. Par conséquent, prendre contact par l’intermédiaire d’appels vidéo est de plus en plus facile.
Le matériel nécessaire :
Idéalement, l’ordinateur est le support le plus confortable et le plus conseillé car y sont déjà incorporés :
- L’écran : pour se voir
- Le système audio pour s’entendre (haut-parleur)
- Le micro pour enregistrer la conversation
Mais il existe des systèmes de visioconférence auxquels on peut connecter les périphériques audio et vidéo cités précédemment. Dans certaines grandes entreprises, il y a des salles de visioconférence, équipées d’écrans géants et de matériels dernier cri qui donnent une dimension particulièrement professionnelle à la conférence vidéo.
Le logiciel
C’est le pilote du système. Installé dans un ordinateur, il va mettre en relation les différents intervenants, assurer le son et la vidéo de chaque côté. Certains logiciels récents proposent différentes options pour optimiser la conférence, telles que : l’affichage de tous les participants sur un écran divisé, l’affichage des documents et leur modification, l’affichage unique de celui qui intervient afin que les autres se focalisent sur son discours. La condition à l’utilisation du logiciel est que tous les intervenants doivent l’utiliser pour pouvoir participer au meeting, même si chacun use d’un matériel différent.
Les étapes à suivre
- Convenir d’une date et d’une heure précise (avec le fuseau horaire pour une vidé conférence entre personnes qui sont géolocalisés dans un autre pays)
- Réserver une salle de réunion virtuelle, dont le concierge virtuel enverra aux participants les détails de connexion (numéro et code de la salle, heure et date de début)
- Chaque intervenant doit se connecter à l’heure et date indiquées (et s’assurer d’avoir un accès à internet et une excellente connexion pour éviter les coupures) et rejoindre la conférence
- La visioconférence débute lorsque tous les participants sont mis en relation entre eux.
Différences entre visioconférence et vidéoconférence
Officiellement, en France, la Commission Générale de terminologie et de néologie a déclaré les termes de visioconférence et vidéoconférence comme étant synonymes, c’est-à-dire qu’ils désignent tous deux la même chose. La nuance se retrouve dans l’origine respective des deux termes, l’un venant de l’anglais videoconferencing et l’autre du québécois VisioConférence. On remarque cependant que c’est le terme « visioconférence » qui est le plus utilisé actuellement.
Faire une visioconférence avec Teams
Plateforme dédiée au travail d’équipe, Microsoft Teams est idéale pour le travail collaboratif en ligne. Pour réunir une conférence vidéo sur Teams, il faut :
- Installer Teams sur votre ordinateur.
- Créer ou se connecter à votre compte professionnel (ou scolaire) Microsoft.
- Organiser la vidéoconférence en sélectionnant les participants. Ils recevront une invitation électronique.
- Pour participer à la visioconférence, il suffira aux invités de cliquer sur le lien reçu dans leur invitation, au moment de la réunion.
Comment fonctionne une vidéoconférence
Grâce à un logiciel performant et à une connexion haut-débit, les flux audio et support vidéo sont combinés afin de permettre à deux personnes qui se trouvent à des endroits différents de communiquer en temps réel. La technologie ne cessant d’évoluer, il est actuellement possible de s’échanger, lors de la visioconférence, des documents et des dossiers (voir aussi l’article sur Snowflake ). La visioconférence est une expérience de collaboration virtuelle qui surpasse les anciennes conférences téléphoniques.
Faire une visioconférence sur ordinateur.
Les terminaux indispensables à une visioconférence sont nombreux : smartphones, tablettes, ordinateurs… mais ce dernier est l’option la plus utilisée lorsqu’on se trouve chez soi. Il faut y installer le logiciel dédié, s’assurer que l’ordinateur a une caméra intégrée (sinon installer une webcam) et vérifier que votre connexion Internet est bonne car le flux vidéo consomme notablement la bande passante.
Les logiciels gratuits pour faire une Visioconférence.
La plupart des logiciels de vidéoconférence sont gratuits et vous aurez l’embarras du choix. Voici une sélection des plus populaires d’entre eux :
- Zoom : les entreprises y disposent de plusieurs fonctionnalités, comme les réunions virtuelles, la messagerie instantanée, les salles de conférences. Il possède un accès gratuit tout à fait satisfaisant.
- Skype : sa réputation n’est plus à faire, la version gratuite propose des appels vidéo entre 10 personnes.
- Google Hangouts : l’accès gratuit permet des appels vidéo dont le nombre maximum de participants est limité à 10.
- Whereby : la visio conférence est son option principale, il est facile d’utilisation et est spécialisé dans les webinars.
